Elektronisk kjørebok som holder for Skatteetaten

En elektronisk kjørebok er et digitalt system som automatisk registrerer hver tur du kjører i en yrkesbil. Systemet bruker GPS til å logge starttidspunkt, sluttidspunkt, rute og kilometer, slik at du har full dokumentasjon på hvor og når bilen ble brukt.

Til forskjell fra en manuell kjørebok i Excel eller papirformat, kan en elektronisk kjørebok ikke etterredigeres uten at det vises i loggen. Det er nettopp dette Skatteetaten ser etter ved bokettersyn: dokumentasjon som viser at hver eneste tur faktisk har funnet sted, og at det skilles tydelig mellom yrke og privat.

For transportører og bedrifter med firmabil er en godkjent kjørebok ikke valgfritt. Hvis du ikke kan vise frem en konsistent og oppdatert kjørebok, risikerer du å bli skattlagt for fri bruk av bilen, selv om du faktisk bare har kjørt yrke.

Skatteetaten har de siste årene strammet inn praksisen rundt kjørebok. En kjørebok som er fylt ut i ettertid, har hull, runder kilometer eller mangler formål, blir typisk ikke godkjent. Dette gjelder selv om du har gode notater og fakturaer som støtter opp.

I praksis betyr det at en sjåfør som kjører 200 turer i måneden, ikke realistisk klarer å føre en troverdig manuell kjørebok. Det kreves daglig disiplin, og det er nesten alltid noe som mangler når kontrolløren begynner å spørre.

Med en GPS-basert kjørebok skjer registreringen automatisk. Du får eksakte koordinater, eksakt distanse og eksakt klokkeslett, uten at du trenger å huske å skrive noe. Det er det som gjør den manipulasjonssikker, og det er derfor revisorer og Skatteetaten foretrekker den.

Når du logger inn på Lastet som transportør og åpner kjørebok-modulen, kan du starte sporing direkte i nettleseren på mobilen. Vi bruker Wake Lock og bakgrunnssporing til å holde GPS-en aktiv, og posisjon registreres jevnt så lenge bilen er i bevegelse.

Hver gang du stopper et tilstrekkelig antall minutter, avsluttes turen automatisk. Du får da opp et lite skjema der du klassifiserer turen som yrke eller privat, legger til oppdragsnummer eller kunde, og eventuelt en kort beskrivelse av formål.

Alle turene samles i en oversikt der du kan filtrere på dato, sjåfør, kjøretøy og formål. Loggen er låst – du kan ikke endre kilometer eller koordinater i ettertid – men du kan oppdatere klassifisering og formål dersom noe ble feilregistrert i farten.

Ved skattemelding eller bokettersyn eksporterer du hele kjøreboken som CSV eller PDF, og leverer den direkte til regnskapsfører eller Skatteetaten. Det er ingen ekstra opprydding nødvendig.

For at en kjørebok skal være gyldig dokumentasjon må den, ifølge Skatteetatens veiledning, inneholde dato for turen, kilometer ved start og stopp, kjørt strekning med start- og endepunkt, samt formål med turen. Yrke og privat må kunne skilles fra hverandre.

I tillegg må kjøreboken føres løpende. Det betyr at den skal være oppdatert kort tid etter hver tur, ikke fylles ut én gang i kvartalet eller foran skattemeldingen. En GPS-basert kjørebok løser dette per definisjon, ettersom den registrerer i sanntid.

Hvis du har firmabil og ønsker å unngå sjablongbeskatning for fri bruk, er kravene enda strengere. Da må kjøreboken vise at den private bruken er begrenset, og du må kunne dokumentere alle yrkesturer ned til detaljer som rute og kunde.

Løsningen er bygd for transportører, varebilbedrifter, enkeltpersonforetak og AS-er som har behov for å dokumentere yrkeskjøring. Den passer både for selvstendige sjåfører som leverer for eget foretak, og for flåteeiere som vil ha kontroll på en park med flere kjøretøy og sjåfører.

Den er også relevant for håndverkere, montører, hjemmesykepleien, eiendomsmeglere og andre som har firmabil og må kunne vise hvordan bilen brukes til yrke versus privat.

For rene privatpersoner som av og til kjører for et oppdrag, er det normalt enklere å bruke kilometergodtgjørelse. Men i det øyeblikket du har en yrkesbil eller varebil registrert på foretaket, er en troverdig elektronisk kjørebok det enkleste forsvar mot uventede skattekrav.